Return On Training Investment (ROTI)

Return On Training Investment (ROTI)

Kinerja karyawan merupakan tolak ukur bagi perusahaan dalam melihat kontribusi karyawan terhadap pekerjaannya. Oleh karena itu diperlukan penilaian kinerja (Performance Appraisal) yang bertujuan untuk mengukur seberapa besar keberhasilan yang dicapai seorang karyawan selama periode waktu tertentu dibandingkan dengan target yang ditentukan perusahaan. Tetapi urgensi dari penilaian kinerja sesungguhnya tidak sesempit itu, tetapi jauh lebih luas lagi hingga untuk mengambil keputusan perlakuan apa yang harus diberikan terhadap karyawan atas kinerjanya selama waktu tertentu.

Artinya bahwa ada beberapa konsekuensi yang dapat diberikan kepada karyawan baik konsekuensi positif seperti promosi, kenaikan gaji, bonus dll, dan juga konsekuensi negatif seperti mutasi, demosi, hingga pemutusan kontrak kerja. Namun tidak lah semudah itu untuk memberikan tindakan-tindakan bagi karyawan yang dianggap tidak memenuhi target kerja. Banyak faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan salah satunya adalah ketrampilan dan pengetahuan terhadap pekerjaannya itu sendiri. Oleh karena itu karyawan yang berkerja dibawah standar performance berarti mempunyai kemungkinan bahwa pengetahuan dan ketrampilan kerjanya masih perlu dikembangkan. Disinilah letak pentingnya pengadaan training bagi karyawan.

Banyak perusahaan yang memberikan training pengembangan bagi karyawan-karyawannya yang dinaikan posisi/jabatannya. Namun training seharusnya tidak hanya diberikan bagi karyawan yang akan dinaikan posisi/jabatannya tetapi training juga penting bagi pengembangan kapabilitas karyawan yang dianggap berkinerja dibawah standar. Disinilah pengembangan SDM yang berupa pendidikan dan pelatihan diperlukan.

Pengembangan SDM merupakan usaha menghilangkan terjadinya kesenjangan (gap) antara kemampuan yang dimiliki seseorang tenaga kerja dengan target kerja yang dikehendaki organisasi. Usaha tersebut dilakukan melalui peningkatan kemampuan kerja yang dimiliki tenaga kerja dengan cara menambah pengetahuan dan keterampilannya. Oleh karena itu pendidikan dan pelatihan bagi karyawan sangat penting untuk mengembangkan kapabilitas karyawan sehingga target pekerjaan dapat dicapai.

Pelatihan merupakan proses belajar mengajar dengan mempergunakan teknik dan metoda tertentu untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan kerja seseorang. Pelatihan memberikan para karyawan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka. Perbedaan antara pendidikan dengan pelatihan itu sendiri dapat dilihat dalam table berikut:

Dimensi Belejar	Pelatihan	Pendidikan
Siapa	Non Manager	Manager
Apa	Keterampilan Teknis	Keterampilan Konsep &teoritis
Mengapa	Tujuan khusus berhubungan dgn pekerjaan	Tujuan Umum
Waktu	Jangka Pendek	Jangka panjang

Robert L Kaltz menunjukan perbedaan antara pelatihan dan pengembangan pada bobot materi programnya. Perbedaan tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:

 

Sedangkan perbedaan bobot materi Pelatihan pada level manajemen dapat dilihat pada gambar berikut:

 

Perusahaan perlu mengetahui sejauhmana kontribusi training yang dilaksanakan terhadap perusahaan/ peningkatan kinerja SDM maupun perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu harus dilakukan evaluasi untuk mengukur sejauhmana efektivitas training terhadap tujuan yang ingin dicapai. Donald L. Kirkpatrick (1998) mengatakan bahwa evaluasi suatu training adalah bagian yang tidak terpisahkan dari penyelenggaraan training  dan evaluasi tersebut merupakan kegiatan yang harus dilakukan agar training secara keseluruhan dapat berlangsung secara efektif. Kirkpatrick mengemukakan teorinya yang terkenal mengenai evaluasi training melalui tulisannya di American Society for Training and Development Journal. Menurutnya, ada 4 tingkat / level dalam evaluasi training yang kemudian disebut “The Four Levels”, yaitu:

Evaluasi Level 1 : Reaction

Yaitu mengukur reaksi kepuasan peserta terhadap pelaksanaan training. Evaluasi atas reaksi peserta merupakan hal penting untuk dilakukan, karena apabila peserta bereaksi negatif dan tidak menyukai cara-cara penyelenggaraan maka peserta cenderung akan tidak mampu mempelajari dan memahami dengan baik materi training. Hal-hal yang perlu dievaluasi antara lain Materi training, Instruktur/Trainer, Fasilitas yang disediakan, Waktu penyelenggaraan, serta metode yang digunakan  

Tujuan dari evaluasi Reaction yaitu:

1.    Memberikan feedback yang berguna bagi manajer atau trainer guna penyempurnaan penyelenggaraan training berikutnya.                                                                                                                      

2.    Jika peserta tidak ditanya reaksinya maka pihak penyelenggara akan merasa paling tahu dan sudah merasa benar dalam penyelenggaraan training.                            

3.    Memberikan informasi kuantitatif sebagai masukan bagi manajer atau pihak lain yang berkepentingan dengan program training

Evaluasi Level 2 : Learning

Yaitu mengukur sejauhmana peserta memahami materi training yang        disampaikan dalam tiga domain kompetensi : Knowledge, Skill, dan Attitude. Tiga domain kompetensi : (Knowledge, Skill, dan Attitude) merupakan 3 hal yang dapat diajarkan dalam suatu training. Evaluasi pada level ini menekankan pada seberapa jauh pembelajaran (learning) peserta atas materi dalam konteks peningkatan kompetensi peserta. Menurut Kirkpatrick pentingnya evaluasi ini dilakukan, karena jika peserta tidak dapat memahami dengan baik materi yang diberikan, maka jangan berharap akan terjadi perubahan dalam behavior-nya saat dia kembali ke tempat kerjanya.

Bagaimana cara trainer atau manajer untuk mengetahui tingkat pemahaman peserta dalam mengikuti training dengan baik ?

1.    Melakukan pengujian sebelum dan setelah training (pre-test dan post-test) dengan materi yang sama atau mirip sehingga hasilnya dapat diperbandingkan

2.    Jika terdapat peningkatan skor hasil post-test dibandingkan pre-test maka diyakini bahwa peserta telah memiliki pemahaman yang lebih baik sebagai dampak mengikuti training.

Evaluasi Level 3 : Behavior

Yaitu Mengukur sejauhmana peserta mengimplementasikan pemahaman kompetensi yang diperolehnya dalam lingkungan pekerjaan. Tujuannya untuk mengetahui seberapa jauh perubahan yang terjadi pada eks-peserta pada saat mereka kembali ke lingkungan pekerjaannya setelah mengikuti training, khususnya perubahan atas behavior kompetensi (knowledge, skills, dan attitudes).

Ada beberapa kemungkinan yang harus dicermati dalam evaluasi ini, antara lain:

1. Eks-peserta training tidak dapat merubah behavior-nya sampai mereka memperoleh kesempatan untuk melakukannya.
2. Kesulitan untuk memperkirakan kapan perubahan itu akan terjadi
3. Eks-peserta menerapkan pengetahuan dan keterampilan barunya dalam pekerjaan, namun kemudian tidak melakukannya dikemudian hari.

Evaluasi Level 4 : Result

Mengukur seberapa besar dampak pelaksanaan training terhadap kinerja pekerjaan ataupun hasil akhir yang diharapkan. Tujuannya untuk mengetahui sampai sejauhmana training yang dilakukan memberikan dampak hasil (results) terhadap peningkatan kinerja eks-peserta, unit kerja, maupun perusahaan secara keseluruhan.

Namun dalam The Four Levels menganggap bahwa dampak training tidak dapat dievaluasi dalam kontek analisa keuangan. Alasanya antara lain:

1.    Tidak mungkin mengukur results yang diperoleh dari training dalam satuan keuangan untuk kemudian dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk penyelenggaraan training tsb.

2.    Jika alasan pertama dapat dilakukan tidak lalu menyimpulkan bahwa manfaat yang diperoleh merupakan hasil langsung dari   program training, masih ada faktor-faktor lain mempengaruhi peningkatan kinerja.

Lebih lanjut menurut Teori The Four levels bahwa Results yang diperoleh seringkali merupakan sesuatu yang sulit untuk dikuantifisir, misalnya : peningkatan kualitas kerja, peningkatan produktivitas, peningkatan kepuasan kerja, efektivitas komunikasi, penurunan tingkat kesalahan, peningkatan kerjasama antar karyawan. Terlalu banyak faktor yang yang mempengaruhi perhitungan manfaat biaya suatu training.

Oleh karena itu muncul kritik terhadap Teori The Four Levels, antara lain dari Raymond A. Noe (2005) dimana mengemukakan 3 kritiknya yaitu :

1. Setiap penelitian yang dilakukan tidak menunjukkan pemahaman bahwa setiap level dipengaruhi oleh level sebelumnya, dan tidak terbukti adanya perbedaan tingkat kepentingan dalam level evaluasi.
2. Pendekatan yang digunakan dalam teori The Four Levels tidak memper-timbangkan tujuan dari evaluasi itu sendiri. Seharusnya menurut Noe, hasil evaluasi dihubungkan dengan kebutuhan training, tujuan training, serta pertimbangkan strategik yang melatarbelakangi diselenggarakan training tsb.
3. Waktu pelaksanaan evaluasi. Menurut the four levels, evaluasi harus dilakukan bertahap (levels demi level), padahal dalam kenyataanya evaluasi level 1 dan level 2 harus dilakukan secara bersamaan yaitu diakhir program untuk mengukur apakah telah terjadi peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang positif atas para peserta peserta training. 

Berbeda dengan The Four Levels dari Kirkpatrick, Raymond A. Noe mengelompokan outcomes dari sebuah training sebagai berikut:

1.    Cognitive outcomes

Yaitu mengukur sejaumana peserta memahami prinsip- prinsip, fakta, teknik, prosedur, atau proses kerja yang diberikan dalam training

2.    Skill-based outcomes

Yaitu mengukur peningkatan keterampilan dan perilaku kerja peserta

3.    Affective  outcomes

Yaitu mengukur reaksi dan motivasi peserta atas penyelenggaraan training

4.    Results

Yaitu mengukur kontribusi training kepada peningkatan kinerja perusahaan

5.    Return on Investment

Yaiut memperbandingkan manfaat / hasil training dengan biaya yang dikeluarkan

Dari teori Raymond A. Noe dapat disimpulkan bahwa Pendidikan dan pelatihan tenaga kerja tidak sekedar sebagai upaya pengembagan karyawan yang tidak dapat diukur kontribusi terhadap perbaikan kinerja karyawan. Sering muncul pertanyaan bagaimana mengukur benefit dari diadakanya training  karena output dari training sendiri kadang tidak dapat dilihat secara jelas. Oleh karena itu diperlukan alat ukur berupa Return On Training Invesment (ROTI), yaitu pengukuran pengembalian investasi dalam training itu sendiri. Alat ukur ini mencoba menghitung benefit dari sebuah training dari kontek finansial, karena Training merupakan sebuah investasi perusahaan melalui pengembangan SDM-nya yang pada akhirnya bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu profit. Sehingga dengan ROTI perusahaan dapat menghitung benefit yang didapat dari diadakannya training tersebut.

Rumus untuk menghitung ROTI yaitu sebagai berikut:

Namun menurut Raymond A. Noe terdapat dua hal penting yang harus dicermati :

1. Perlunya dilakukan isolasi atas faktor training dari faktor-faktor lainnya agar perusahaan dapat menyakini seberapa besar kontribusi training terhadap perubahan kinerja seseorang.
2. Kemampuan untuk mengkonversi data yang diperoleh ke dalam ukuran-ukuran finansial.

TAHAP ISOLASI PENGARUH TRAINING

Tahap Isolasi Pengaruh training ini perlu dilakukan untuk memastikan faktor-faktor yang memiliki kontribusi terhadap kinerja seseorang setelah program training dilaksanakan, yaitu:

1.    Knowledge and Skill

Peningkatan pengetahuan dan keterampilan seseorang

2.    Capacity

Kemampuan mental dan fisik individu yang memungkinkannya melakukan pekerjaan dengan baik

3.    Standard

Standar kerja yang jelas

4.    Measurement

Sistem pengukuran kinerja yang jelas, transparan, objektif, serta disusun atas dasar standar kerja yang baku.   

5.    Feedback

Informasi yang dapat diperoleh secara cepat, sering, spesifik, akurat dan objektif.

6.    Conditions

Situasi dan kondisi kerja yang kondusif, seperti sistem operasional yang baik, kelengkapan fasilitas kerja, lay out ruang yang baik, ketersediaan informasi yang dibutuhkan, serta otoritas kerja yang jelas.

7.    Incentives

Sistem penggajian yang adil, adanya insentif untuk hasil pekerjaan yang baik, penerapan sistem reward and punishment yang baik.

TAHAP IDENTIFIKASI BIAYA TRAINING

Mengidentifikasi 6 (enam) kategori biaya dalam penyelenggaraan suatu training :

1. Need Assessment

Apabila program training didahului dengan kegiatan need assessment yang membutuhkan biaya signifikan

2. Design and Development

Biaya yang dikeluarkan dalam rangka mendesain dan membangun program training biasanya dihitung secara rata-rata selama 1 atau 2 tahun

3. Acquisition

Apabila program training dibeli dari pihak ketiga : pembelian lisensi, materi, biaya sertifikat, dll.

4. Delivery                         

Komponen biaya ini meliputi : salaries of trainers, program materials, travel and meals, serta fasilitas yang digunakan.

5. Evaluation   

Biaya yang dikeluarkan pada saat dilakukan evaluasi training khususnya level 3 dan 4 yang dilakukan setelah eks-peserta kembali ke tempat kerjanya masing-masing, seperti : biaya penyusunan dan pengiriman kuesioner dan survey yang dilakukan.

6. Overhead

Biaya-biaya Overhead

Lebih jelas lagi perhitungan ROTI dapat dilihat dalam table berikut:

 

>>> Selamat Belajar dan mengaplikasikan ilmu anda <<<

Referensi:

Donald L. Kirkpatrick (1998) "American Society for Training and Development Journal"

Raymond A. Noe (2005)